Al momento de adoptar la política de protección de datos personales identificó la generación de Bases de Datos contentivas de Datos Personales y Archivos de su propiedad, dejando sin identificar las bases de datos impersonales que NO son reguladas por la Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios. A su vez TRANSWORDML, identifica  sus bases que depende de la base de datos principal, por tanto, no requieren un registro independiente tal y como se indica en la presente política. Para la debida diligencia respecto de las bases de datos y archivo con contenido de datos personales, se identifican a continuación la denominación de las bases de datos, tipos de datos, duración, normatividad si se asocia y demás características que se expresan a continuación:

CLIENTES: Se entiende como la a Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales obtenidos al iniciar la relación contractual, previamente o durante la ejecución de la misma, esta base de datos tiene su uso principal en los archivos digitales de la compañía para la realización de seguimiento a proyectos, pagos, facturación, correos electrónicos enviados, contactos y documentos adjuntos que se hayan enviado a los clientes.

DURACIÓN: Los datos contenidos en esta base de datos son de duración indefinida o en su defecto hasta la eliminación que se indique mediante normatividad general y especial o hasta el momento en que sea requerida su eliminación por el titular de la información y ésta pueda ser eliminada en los casos contemplados en la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11. Se entiende que en cualquier tiempo y momento puede ser requerida la eliminación por el titular de la información o por un tercero con facultad y representación para hacerlo como lo dispone la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11, entendiendo que existen casos dónde aplica la permanencia del dato en  TRANSWORDML siempre y cuando se encuentre regulado mediante normatividad general.

DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO: Nombre completo, tipo de documento, número de identificación, fecha y lugar de expedición, correo electrónico, teléfono, dirección. En caso de ser una persona jurídica, los datos personales de sus representantes legales o personal administrativo encargado de la relación contractual o comercial En esta base de datos se contienen datos públicos, semiprivados y sensibles. En dicho medio se puede generar de tipo  escrito o automatizado.

PROVEEDORES: Se entiende como la Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales obtenidos al iniciar la relación contractual con los proveedores de bienes y servicios, nacionales e internacionales, su gestión contable, fiscal y administrativa, generación de cobros y pagos de facturas dentro de todos los procesos contables, financieros y operaciones económicas, tratamiento necesario para el desarrollo del objeto social de la compañía, comunicación, administración y dirección de esta.

DURACIÓN: Los datos contenidos en esta base de datos son de duración indefinida o en su defecto hasta la eliminación que se indique mediante normatividad general y especial o hasta el momento en que sea requerida su eliminación por el titular de la información y ésta pueda ser eliminada en los casos contemplados en la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11. Se entiende que en cualquier tiempo y momento puede ser requerida la eliminación por el titular de la información o por un tercero con facultad y representación para hacerlo como lo dispone la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11, entendiendo que existen casos dónde aplica la permanencia del dato en TRANSWORDML  siempre y cuando se encuentre regulado mediante normatividad general y especial en cuanto a la duración deberá dar cumplimiento a dicha permanencia.

DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO: Nombres, número de identificación, correo electrónico, teléfono de contacto, Rut y cuenta bancaria, dirección. En caso de ser una persona jurídica, los datos personales de sus representantes legales o personal administrativo encargado de la relación contractual o comercial. En esta base de datos se contienen datos públicos, semiprivados y sensibles. En dicho medio se puede generar de tipo  escrito o automatizado.

EMPLEADOS  Y SOCIOS ACCIONEISTAS : Se entiende como Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales obtenidos al iniciar la relación contractual y/o contenidos en las hojas de vida entregadas por el Titular que aspira a vincularse con TRANSWORDML, en calidad de personal vinculado para las diferentes áreas que componen la compañía.

DURACIÓN: Los datos contenidos en esta base de datos son de duración indefinida o en su defecto hasta la eliminación que se indique mediante normatividad general y especial o hasta el momento en que sea requerida su eliminación por el titular de la información y ésta pueda ser eliminada en los casos contemplados en la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11. Se entiende que en cualquier tiempo y momento puede ser requerida la eliminación por el titular de la información o por un tercero con facultad y representación para hacerlo como lo dispone la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11. Sin embargo la permanencia del dato EN TranswordML, que se encuentre regulado mediante normatividad general y especial en cuanto a la duración deberá dar cumplimiento a dicha permanencia.

DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO: Numero de documento, fecha de expedición del documento, nombres y apellidos completos, fecha de nacimiento, sexo, RH, dirección, nacionalidad, domicilio, teléfono fijo y celular, correo electrónico, datos de cuenta bancaria, EPS, AFP, ARL, fondo de cesantías, caja de compensación, títulos de formación, estrato social, nivel educativo, estado civil, número de hijos que tiene, número de personas a cargo, tipo de vivienda, grupo étnico, estado civil, registro civil de matrimonio, exámenes médicos de ingreso y egreso, historia clínica, consumo de medicamentos. En dicho medio se puede generar de tipo  escrito o automatizado.

TRANSWORDML  se reserva el derecho a conservar la información de los clientes para fines probatorios y contables, por un tiempo mínimo de tres (3) años, contados a partir de la solicitud de eliminación que el TITULAR realice ante el RESPONSABLE o mediante revocatoria de la autorización cuando exista vínculo legal, contractual u otro que fundamente la permanencia del dato en la base de datos. No obstante, TRANSWORDML. podrá conservar los datos de forma indefinida, si así llegase a requerirlo.

PUBLICIDAD Y MERCADEO: El tratamiento de los datos personales por diferentes medios de comunicación como: correo electrónico, teléfono fijo y celular, mensajes de texto, aplicaciones de mensajería instantánea, redes sociales, domicilio físico y cualquier otro canal de comunicación que sea conocido y consentido por el titular del dato, se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión de publicidad y mercadeo que vincula a clientes, contratistas, empleados, aliados y proveedores, para comunicación relevante relacionada con la operación de la empresa, así como para vender u ofrecer productos y servicios y cualquier otra actividad que sea previamente conocida y autorizada por el titular de los datos. Para el proceso del desarrollo de las actividades de publicidad y mercadeo desplegadas por TRANSWORDML., cuando se trate de datos correspondientes a niños, niñas y adolescentes, la recolección, tratamiento y circulación será autorizada por medio del representante legal del menor.

GESTIÓN DE PROVEEDORES: realizará el tratamiento de los datos personales para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual bajo la normativa vigente para el suministro de bienes y/o servicios que se requiera para el funcionamiento y ejecución del objeto comercial vinculado a TRANSWORDML. Gestión Humana En el desarrollo de sus procesos, TRANSWORDML. recolecta información de personas naturales para la selección de personal con la finalidad de realizar estudio de hojas de vida y posterior contratación. La recolección realizada por TRANSWORDML. se hace mediante envío directo y voluntario de la hoja de vida por parte de los aspirantes a Documentación de activos de conocimiento empleo al correo electrónico autorizado para ello, en forma física o mediante referido, autorizando y facultando previamente a TRANSWORDML. para el tratamiento de sus datos en el proceso de selección. Igualmente, en el momento de contratación, los datos personales serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones de carácter laboral establecidas contractualmente. Además, el empleado reconoce que TRANSWORDML  podrá evaluar a sus empleados para reducir el riesgo al personal vinculado en cumplimiento del sistema de seguridad y salud en el trabajo. En todo caso, quien se encuentra en proceso de selección o ya se encuentre vinculado, autoriza el uso de sus datos personales por parte de TRANSWORDML. para confirmar la información relevante suministrada por el candidato y/o vinculado.

CONTABILIDAD Y FACTURACIÓN: La recolección y tratamiento  de los datos personales o corporativos por parte de TRANSWORDML se realizará para el de los diferentes procesos de contabilidad y facturación de acuerdo con su objeto social y alianzas comerciales estratégicas.

GESTIÓN DE SOCIOS: En pro de una adecuada gestión administrativa se realizará la recolección y tratamiento de los datos personales de cada uno de los socios que integran TRANSWORDML., para el desarrollo de las actividades propias que se vinculan a la calidad de socios de una empresa como lo indica el código de comercio colombiano y normas posteriores que lo integren, adicionen, modifiquen o deroguen.

GESTIÓN COMPRAS NACIONALES, INTERNACIONALES E IMPORTACIONES: La recolección y tratamiento de los datos personales y/o corporativos de los proveedores nacionales e internacionales se podrá realizar por TRANSWORDML para el desarrollo del proceso de en el cual, además de insumos esenciales para la compañía y demás bienes que sean requeridos por TRANSWORDML para el desarrollo de su operación comercial.

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN TRANSWORDM podrá desarrollar procesos de inducción, reinducción y capacitación dirigidos a sus colaboradores, orientados a facilitar su adecuada vinculación, adaptación y desempeño, de conformidad con el cargo que ocupen y las funciones asignadas. Así mismo, podrá suministrar las herramientas necesarias para el fortalecimiento de competencias técnicas, operativas y comportamentales, promoviendo espacios de aprendizaje continuo que contribuyan al afianzamiento de conocimientos, habilidades y buenas prácticas, en beneficio del desarrollo profesional del colaborador y del cumplimiento de los objetivos organizacionales.

GESTIÓN DE SERVICIOS Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En desarrollo de su objeto social, TRANSWORDML, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, podrá recolectar, almacenar, usar, procesar, actualizar, circular y suprimir datos personales de clientes, proveedores, aliados comerciales y colaboradores, a través de medios físicos y electrónicos, incluyendo el correo electrónico, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes.

El tratamiento de los datos personales tendrá como finalidades, entre otras:La estandarización y optimización de la prestación de servicios.

La documentación y gestión de activos de conocimiento relacionados con clientes y proveedores,la atención al cliente y la gestión de relaciones comerciales.la recepción, análisis y gestión de requerimientos internos y externos sobre productos o servicios,la administración y respuesta de peticiones, consultas, quejas y reclamos (PQR).

El cumplimiento de obligaciones contractuales, legales y administrativas.

TRANSWORDML garantizará el respeto de los derechos de los titulares de la información, en especial los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como a revocar la autorización otorgada, en los términos establecidos por la ley y la Política de Tratamiento de Datos Personales de la compañía.

DERECHO DE ACCESO

derecho de acceso es la facultad que tiene el Titular de los datos personales para conocer, consultar y obtener información respecto de la existencia y el tratamiento que se realiza sobre los datos que le conciernen.

En virtud de este derecho, TRANSWORDML  garantiza al Titular el acceso a su información personal a través de las siguientes modalidades:

• Conocer la existencia del tratamiento, es decir, verificar si sus datos personales están siendo objeto de recolección, almacenamiento, uso o cualquier otra forma de tratamiento.
• Acceder a los datos personales que reposen en las bases de datos de TRANSWORDML S.A.S, en forma clara, comprensible y actualizada.
• Conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual incluye el deber de TRANSWORDML S.A.S. de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados, las finalidades del tratamiento, los responsables y encargados, así como cualquier otra información relevante relacionada con dicho tratamiento.

PARÁGRAFO TRANSWORDML S.A.S. garantizará el ejercicio del derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o de la legitimidad de su representante, poniendo a su disposición, de manera gratuita, el detalle de los datos personales que reposen en sus bases de datos, a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular.
Dicho acceso se otorgará sin limitación de periodicidad y permitirá al Titular conocer, actualizar y rectificar su información, conforme a la normativa vigente.

 CONSULTAS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular, sus causahabientes o su apoderado debidamente acreditado podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de TRANSWORDML S.A.S. En consecuencia, TRANSWORDML S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando la información solicitada dentro de los términos legales, mediante los canales dispuestos para tal fin, asegurando que la respuesta sea clara, completa y comprensible.

 RECLAMOS:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales, sus causahabientes o su apoderado debidamente acreditado, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen, podrán presentar un reclamo ante TRANSWORDML S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento.

El trámite del reclamo se sujetará a las siguientes reglas:

El reclamo podrá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o su apoderado, y deberá contener, como mínimo, la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, esto es: identificación del Titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.

En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, TRANSWORDML S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 En el evento en que TRANSWORDML S.A.S. reciba un reclamo que no sea de su competencia, dará traslado del mismo, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda dentro de un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará dicha situación al interesado.

 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que indique “reclamo en trámite”, junto con el motivo del mismo, dentro de un término no mayor a dos (2) días hábiles contados a partir de la recepción completa del reclamo. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.

 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, TRANSWORDML S.A.S. informará al interesado, antes del vencimiento del plazo inicial, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.